Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot:
Naisten Hyvinvointikeskus Tuntuma
Torikatu 64, 90120 Oulu
040 8340423
info@hyvinvointikeskustuntuma.fi
Y-tunnus: 2770464-9
Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot
Salla Tiiro
salla@hyvinvointikeskustuntuma.fi
1. Rekisterin käyttötarkoitus
Kerättäviä henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
- asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin ylläpito, kehittäminen ja seuranta
- palveluiden toteuttaminen
- käyntien kirjaaminen
- fysioterapiapalautteiden ja -lausuntojen kirjaaminen
- markkinointi, analysointi ja tilastointi
- markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
- asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
- Kela-korvausten hakeminen ja käsittely
2. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste
Henkilötietojen keräämisen perusteena on lain määrämä velvoite. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilaskirjoista 298/2009 velvoittaa laillistettua terveydenhuollon ammattihenkilöä (esimerkiksi fysioterapeutti, koulutettu hieroja) pitämään jokaisesta asiakkaastaan potilaskertomusta. Potilaskertomusta varten tarvitaan vähintään nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot. Alaikäisen asiakkaan osalta huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäselle asiakkaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Muissa palveluissa, joissa ei ole lakisääteistä velvoitetta, tietojen kerääminen perustuu asiakassuhteen ylläpitämiseen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite sekä Naisten Hyvinvointikeskus Tuntuman ja asiakkaan välinen asiakassuhde ja sen ylläpito.
3. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavia tietoja:
- nimi, asiakasnumero, henkilötunnus, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
- huoltajatiedot
- lähete-, jono-, ajanvaraus- ja käynti-/hoitojaksotiedot
- mahdolliset muut hoidon kannalta oleelliset esitiedot, kuten röntgentutkimuksen tiedot
- hoidon kannalta oleelliset terveydentila-, hoito- ja toimenpidetiedot
- laskutustiedot
- asiakkaan lähettämät sähköpostit ja tekstiviestit
- asiakkaalta pyydetyt luvat ja suostumukset
- asiakkaan itse tuottama sisältö, esimerkiksi asiakaspalaute
- muut mahdolliset asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten tiedot harrastuksista ja työstä
4. Tietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan asiakassuhteen ylläpitoon, asiakaspalvelun kehittämiseksi tai markkinointitarkoitukseen. Fysioterapiaan ja koulutetun hierojan palveluihin liittyviä tietoja säilytetään 12 vuotta asiakkaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta asiakkaan syntymästä.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:
- asiakkaan tai hänen huoltajansa ilmoittamat tiedot
- lääkärin lähetteen ja lausunnon mukaiset tiedot
- tutkimuksen ja hoidon suunnittelun, toteutuksen ja seurannan aikana esille tulleet tiedot
- evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla saadut tiedot
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Asiakkaan yhteystietoja, kuten sähköpostia, nimeä ja osoitetta voidaan siirtää säännönmukaisesti markkinointitarkoituksiin tietosuojalain puitteissa (suoramarkkinointi, Facebookin mainostyökalut ja mielipide- ja markkinointitutkimukset). Yhteystiedoista ei käy ilmi asiakassuhteen laatu.
Tietoja ei luovuteta ilman asianomaisen lupaa ulkopuolisille. Asiakkaan pyynnöstä ja suostumuksesta oleellisia tietoja voidaan luovuttaa konsultointitarkoituksessa tai hoidon siirtämistarkoituksessa toiselle ammattilaiselle.
Tietoja ei siirretä ilman asiakkaan lupaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
7. Evästeiden (cookies) käyttö
Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
8. Rekisterin suojaus
Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden kautta. Rekisteriä ylläpidetään sähköisellä ohjelmalla. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen luvan saaneilla henkilöillä.
9. Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä ei tehdä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle, jos tietojen keräämiselle ei ole lain määräämää velvoitetta. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö markkinointitarkoituksiin.